ماذا يشمل التعاقد الشهري لإدارة حسابات التواصل الاجتماعي؟

الصورة الرئيسية تصور توضيحي لإنتاج المحتوى الرقمي واعتماده، وليست صورة لفريق ADAMS أو مشروع عميل أو بيانات أداء أو مخططا دقيقا لسير العمل

قد يعرض عليك مقدمان لخدمة إدارة التواصل الاجتماعي كميات متقاربة من المحتوى، بينما يترك كل عرض لشركتك مسؤوليات مختلفة، فقد يشمل أحدهما التخطيط والكتابة والتصميم والنشر، ويتوقع الآخر أن توفر المواد جاهزة وتتولى كل استفسار بنفسك

التعاقد الشهري الواضح يبين هذه المسؤوليات قبل بدء الإنتاج، لذلك قارن العمل المطلوب والمواد اللازمة وطريقة الاعتماد وحدود الخدمة معا، ولا تجعل عدد المنشورات وحده أساس الاختيار

ابدأ بالدور الذي تحتاجه من حسابات التواصل

اكتب وصفا مختصرا للجمهور والعرض والخطوة المفيدة التي تريدها من المتابع، فشركة استشارات تشرح خبرتها، ومتجر يعرض مجموعة منتجات، وفندق يجيب عن أسئلة التوافر، يحتاج كل منها إلى مواد مختلفة ومساندة مختلفة من فريقه

ثم حدد العمل المتكرر الذي تحتاج إلى من يتولاه: تخطيط الموضوعات، أو إنتاج محتوى صالح للاستخدام، أو تكييفه للقنوات المتفق عليها، أو نشره، أو التعامل مع الردود، أو مراجعة ما حدث، فقد يغطي مقدم الخدمة جزءا من هذا العمل أو برنامجا أوسع، لكن ينبغي أن يوضح العرض ما يشمله

اسأل كيف يخدم المحتوى القرار الذي يهم نشاطك، وكيف سيراجع الفريق مساهمته، فانتظام الإنتاج التزام تستطيع تحديده، أما الوعد بعدد مضمون من المبيعات فلا يغني عن نطاق عمل واضح

حدد ما ستتسلمه ضمن الباقة

قد تخفي كلمة «منشور» أكثر من نوع من العمل، لذلك افصل بينها في العرض

• الفكرة: سؤال العميل أو الرسالة التي يعالجها المحتوى
• الإنتاج: النص أو التصميم أو الرسوم المتحركة أو مونتاج الفيديو اللازم لشرح الفكرة
• التكييف: التعديلات اللازمة لمنصة أو موضع عرض أو صيغة أو لغة
• النشر: إتاحة النسخة المعتمدة على الحساب المتفق عليه

تحقق مما إذا كانت الكميات إجماليا موزعا على المنصات المحددة، أم حصة مستقلة لكل منصة، ووضح طريقة احتساب شرائح المنشور، وتسلسل القصص، والنسخ بالمقاسات المختلفة، والمادة نفسها عند نشرها على أكثر من حساب، فإعادة استخدام ملف جاهز وإنتاج نسخة جديدة مهمتان مختلفتان، ولا ينبغي افتراض طريقة الاحتساب من العدد المكتوب في عنوان الباقة

وبالنسبة إلى الفيديو، حدد الصيغة والمدة التقريبية والمواد الأصلية ومتطلبات المونتاج، وفي العمل بلغتين حدد المواد التي تحتاج إلى النسختين، ومن يراجع المعنى والتصميم النهائي، فلا تترك الترجمة والتكييف داخل بند عام مثل «كتابة المحتوى مشمولة»

مثال افتراضي لخدمة مهنية

تخيل شركة استشارات هندسية تريد توضيح ما يجهزه العميل قبل اجتماع تعارف أولي، وهذا سيناريو توضيحي وليس نتيجة لعميل لدى ADAMS

توفر الشركة المعلومات الصحيحة عن الخدمة والمواد التي تملك إذنا باستخدامها، وقد تطور الوكالة منشورا متعدد الشرائح يشرح ما يجهزه العميل، أو تعد فيديو قصيرا من لقطات مناسبة توفرها الشركة، وهذه خيارات إنتاج مختلفة، وليست وعودا قابلة للتبادل دون اتفاق

وإذا أرادت الشركة الصيغتين ونسخا عربية وإنجليزية والنشر على حسابات مختلفة والرد على الأسئلة بعدها، فيجب توضيح كل متطلب في النطاق المتفق عليه، فتوفير اللقطات لا يعني تلقائيا أن التصوير مشمول، ونشر المحتوى لا يحدد تلقائيا من يرد على الاستفسار الناتج عنه

وضح المواد المطلوبة والعمل اللازم لإنتاجها

اسأل عما تحتاجه الوكالة منك وموعده: معلومات الخدمات والعروض والتوافر وملفات الهوية والصور المناسبة واللقطات، أو شخص مخول بمراجعة الادعاءات الفنية، وحدد المسؤول عن كل مادة، فعبارة «العميل يوفر المحتوى» أوسع من أن يبنى عليها جدول إنتاج واضح

افصل التصوير عن المونتاج، وإذا كان التصوير مشمولا فحدد نطاقه العملي ومسؤولياته، وإذا كانت الوكالة تتولى مونتاج لقطات توفرها الشركة، فاتفق على مواصفات المواد الصالحة وما يحدث إذا تأخرت أو لم تصلح للاستخدام، ووضح التعليق الصوتي والموسيقى والمواد الجاهزة وأذونات الاستخدام وأي إنتاج إضافي قبل جدولة المحتوى

تحتاج إتاحة المحتوى للأشخاص ذوي الإعاقة أيضا إلى مسؤول ضمن عملية الإنتاج، فافصل النص المصاحب للمنشور عن النص المتزامن مع كلام الفيديو والأصوات اللازمة لفهمه، وعن الترجمة إلى لغة أخرى، إذ يشرح دليل W3C للنصوص المتزامنة هذه الفروق والحاجة إلى مراجعة دقة النصوص المولدة تلقائيا

حدد أعمال الإتاحة المناسبة للمادة المتفق عليها، مثل النص البديل الوصفي للصور والنصوص المتزامنة المراجعة للفيديو، وتوصي إرشادات W3C لتخطيط المواد المرئية والمسموعة بتحديد المتطلبات والمسؤوليات مبكرا، فإضافة نص متزامن إلى فيديو لا تثبت وحدها تلبية كل احتياجات الإتاحة

اختر مسارا للاعتماد يستطيع الفريق الالتزام به

حدد مسؤول اعتماد المحتوى والمكان الذي يسجل فيه الاعتماد، واتفق على مواعيد مراجعة تناسب خطة النشر، وما يحدث عند تأخر مادة مطلوبة أو موافقة، ولا تعتبر عدم الرد موافقة ما لم تتفقوا صراحة على هذه الطريقة

وضح عدد جولات المراجعة وما تشمله الجولة، فتصحيح ضمن موجز العمل المتفق عليه يختلف عن استبدال عرض اعتمد سابقا، أو طلب صيغة جديدة، أو إضافة لغة أخرى، واسأل عن طريقة التعامل مع الأخطاء والطلبات الجديدة والتغييرات بعد الاعتماد، بدلا من تركها تحت عبارة «تعديلات معقولة»

اجمع ملاحظات الشركة في رد واحد قابل للتنفيذ، وقبل الجدولة راجع صحة الادعاءات والتواريخ والروابط وبيانات التواصل واللغة في النسخة المعتمدة، وإذا تغير الاعتماد، فحدد النسخة البديلة وأكد قرار النشر من جديد

افصل النشر عن الردود والتعامل مع الاستفسارات

يحتاج النشر إلى حسابات محددة وتوقيت متفق عليه وسجل اعتماد، وشخص يتحقق من ظهور المادة المعتمدة فعلا، واسأل من يعالج تعذر النشر أو التصحيح العاجل، وكيف يخطر الشركة بذلك

أما الرد على التعليقات والرسائل الخاصة فمسؤولية أخرى، وإذا كان مشمولا فحدد القنوات واللغات وساعات التغطية والتوقعات الخاصة بالرد والإجابات المعتمدة والحالات التي تحال إلى الشركة، فقد تحتاج الشكاوى الحساسة أو توافر الخدمة أو قرارات عروض الأسعار إلى شخص محدد من فريقك

اتفق على من يستلم الاستفسار الحقيقي ويسجل خطوته التالية، فالرد على المنصة قد يؤكد استلام السؤال دون إتمام نقاش البيع، وإذا كانت الردود أو متابعة المبيعات خارج التعاقد، فحدد المسؤول عنها داخل الشركة قبل بدء النشر

قارن العروض بجدول يوضح نطاق العمل

اطلب من كل مقدم خدمة استكمال المقارنة نفسها، فهذه جوانب تحتاج إلى توضيح، وليست قائمة تدعي أن كل باقة شهرية تشملها جميعا، واستبدل العبارات العامة بالمخرجات المحددة والشخص المسؤول والسجل الذي سيبين إتمام العمل

على الشاشة الصغيرة، مرر الجدول أفقيا لقراءة الأعمدة الثلاثة

مجال العمل	ما الذي توضحه؟	ما الذي تسجله؟
المحتوى والقنوات	الصيغ والكميات وطريقة الاحتساب والحسابات ونسخ اللغات	المخرجات المحددة وخطة محتوى متفق عليها
المواد والإنتاج	من يوفر الحقائق والمواد، ومن يكتب ويصمم ويصور ويعد الفيديو ويراجع الإتاحة؟	المسؤول عن المادة المطلوبة وموعد تسليمها
الاعتماد والتغييرات	مسؤول الاعتماد ومواعيد المراجعة وجولاتها وطريقة التعامل مع الطلبات الجديدة	النسخة المعتمدة وسجل الملاحظات الموحدة
النشر والردود	التحقق من النشر وتغطية الردود والإحالة للمختص وتسليم الاستفسارات	مسؤول النشر والرد وجهة التواصل داخل الشركة
التقارير والتسليم النهائي	أسئلة المراجعة وإتاحة البيانات والملفات الصالحة للاستخدام وخطوات انتهاء الخدمة	مسؤولية التقرير وقائمة تسليم متفق عليها

قد تكون إجابة «غير مشمول» مناسبة إذا كان للعمل مسؤول واضح في جهة أخرى، أما البند الذي لم يحسم فهو ما تحتاج إلى توضيحه قبل مقارنة العروض بالسعر

وضح الإنفاق الإعلاني وطريقة مراجعة الأداء

اطلب فصل أتعاب خدمة الوكالة عن عمل إدارة الإعلانات والمبلغ المخصص للمنصة الإعلانية، وإذا شمل العرض ترويجا مدفوعا فحدد من يجهزه ويتابعه، ومن يعتمد الإنفاق، والحساب وطريقة الدفع المستخدمين، فإنتاج منشور غير ممول لا يعني وحده الاتفاق على إدارة حملة إعلانية

ينبغي أن يربط التقرير العمل المتفق عليه بقرار: ما الذي نشر، وما الردود التي ظهرت، وما الأدلة المتاحة، وما الذي يحتاج إلى تغيير، وافصل النشاط غير المدفوع عن المدفوع عند مقارنة النتائج، وميز بين النقر على رابط التواصل والاستفسار المستلم أو المناسب

اتفق على المعلومات التي ستوفرها شركتك من سجلات الاستفسارات أو المبيعات، ووضح فجوات البيانات بدلا من عرض كل تفاعل باعتباره نتيجة تجارية، ويشرح دليلنا عن قراءة تقرير تسويق رقمي مفيد هذه المراجعة بتفصيل أكبر

خطط للصلاحيات والتسليم قبل أول منشور

تحقق من الجهة التي تتحكم في حسابات الشركة، والأشخاص الذين يحتاجون إلى صلاحيات لتنفيذ المهام المتفق عليها، واستخدم خيارات الوصول المناسبة لدى المنصة بدلا من مشاركة بيانات حساب شخصي، إذ توصي إرشادات Meta لأمان الحساب بحماية بيانات الدخول واستخدام المصادقة الثنائية

سجل من يستطيع الحفاظ على وصول الشركة إذا تغير أحد أعضاء الفريق، واتفق على مراجعة الصلاحيات عند انتهاء العمل وطريقة تسليم المواد المعتمدة والتقارير والمحتوى المجدول والاستفسارات المعلقة

حدد الملفات النهائية أو القابلة للتعديل أو المواد الأصلية التي ستسلم، وصيغها المناسبة للاستخدام والأذونات المتفق عليها، ولا تفترض إمكان نقل كل خط أو مقطع موسيقي أو مادة جاهزة أو ملف إنتاج وإعادة استخدامه دون مراجعة شروطه

اتفق على طريقة العمل قبل اختيار الباقة

قبل التعاقد، اطلب من مقدم الخدمة شرح دورة الإنتاج الأولى: ما الذي سيجهزه، وما الذي تحتاج إلى توفيره، ومن يعتمد وينشر ويتولى الردود، وينبغي أن تستطيع شرح هذه الطريقة للشخص المسؤول عن تنفيذها داخل شركتك

عندما يتضح النطاق، قارنه بما تحتاجه حساباتك فعلا والمساندة التي يستطيع فريقك تقديمها، فقد تزيد كمية المحتوى قدرة الإنتاج، لكنها لا تلغي الحاجة إلى معلومات صحيحة وعمل إبداعي مفيد وآلية واضحة للتعامل مع الردود

تستطيع ADAMS مناقشة نطاق إدارة حسابات التواصل الاجتماعي المناسب لجمهورك وقنواتك والمواد المتاحة لديك، فأرسل روابط الحسابات والهدف الأساسي لنشاطك والمسؤوليات التي تتولونها داخليا، ثم تحدث معنا عن العمل الذي تحتاجه

العودة إلى المقالات